성동광진교육지원청(교육장 주소연)은 교육청 업무담당자의 행정업무 경감과 원활한 학교현장 지원을 위한『엑셀파일수합·학교회계전출금 자동입력 프로그램』을 “전국시도교육청 최초”로 자체 개발하여, 2023. 4. 26.(수) 서울시교육청, 서울시교육청 산하 11개 교육지원청 및 시설관리본부에 배포하였다.

이번 프로그램은 학교에 예산을 교부하거나 학교로부터 자료를 수합하는 과정에서 단순·반복 작업에 매우 많은 시간을 소요하고 있는 교육청 담당자들을 지원하기 위하여 개발된 것으로, 기존의 업무시간을 획기적으로 단축함으로써 담당자의 업무를 대폭 경감하고 정확하고 효율적인 업무처리가 가능하게 해주는 혁신적 프로그램이라 할 수 있다.

『엑셀파일수합 프로그램』은 학교에서 제출한 자료 수합 시 ①파일을 열고(open)→②내용을 복사(copy)해서→③집계파일에 붙여(paste)넣는 반복적인 업무 프로세스를 한 번의 클릭으로 자동 실행되도록 한다.

한편, 『학교회계전출금 자동입력 프로그램』은 시스템에 예산교부액 일괄 업로드를 가능하게 하여, 학교별로 교부금액을 일일이 수기로 입력하던 기존의 과정을 생략하고 교부액이 정확히 입력되었는지 확인하는 검토과정을 간소화할 수 있게 한다.

두 프로그램의 장점은 엑셀에 대한 지식이 없이도 손쉽게 사용할 수 있을 만큼 사용법이 간단하다는 것으로, 성동광진교육지원청 유튜브에 탑재된 2분 분량의 매뉴얼을 시청하면 누구든지 즉시 활용가능하다.

시범운영 기간 동안 『엑셀파일수합·학교회계전출금 자동입력 프로그램』을 이용하여 자료수합 및 전출금 교부 업무를 진행한 교육지원청 업무담당자들은‘기존의 수기로 작업하던 방식과 달리 업무시간도 대폭 단축되고 정확하게 업무를 진행할 수 있어 매우 만족스러웠다’며‘앞으로 프로그램을 계속 업그레이드하여 교육 행정 업무 현장에 도움을 주었으면 한다.’고 하였다.

이번에 서울시교육청 관내 기관에 배포된『엑셀파일수합·학교회계전출금 자동입력 프로그램』은 이용자의 의견 반영 및 보완 과정을 거쳐 올해 하반기 전국 교육기관으로 확대 배포될 예정이다.

성동광진교육지원청 주소연 교육장은 “앞으로도 우리 교육지원청은 4차 산업혁명시대에 발맞추어 교육행정업무의 단순·반복적인 부분을 자동화하고 실질적인 학교현장 지원이 이루어질 수 있는 여건을 계속적으로 조성해 나갈 계획이다.”라고 밝혔다.

이원주 기자 다른기사 보기