성동광진교육지원청(교육장 주소연)은 교육청 행정업무의 단순·반복 업무를 경감하여 행정효율성을 높이기 위해 『엑셀자료수합·학교회계전출금 자동입력 프로그램(이하, 자동입력프로그램)』을 자체 개발하여 2023. 4. 28.(금) 서울시교육청과 산하 11개 교육지원청 및 시설관리본부에 배포했다.
전국시도교육청 최초로 자체 개발한 『자동입력프로그램』은 학교로부터 자료를 수합하거나 예산을 교부하는 과정에서 단순·반복 작업에 매우 많은 시간을 소요하고 있는 교육청의 기존의 업무방식을 획기적으로 개선하여 효율적인 행정 실행을 지원하기 위한 것이다. 따라서, 자료 수합 정리 시간을 단축, 데이터 입력에서 오기로 나타날 수 있는 오류를 원천적으로 차단하여 담당자의 업무량 및 부담감을 대폭 경감시켜주는 혁신적 프로그램이라 할 수 있다.
『자동입력프로그램』은‘엑셀보고자료수합’과‘학교회계전출금 자동입력’구성되어 있으며, 사용법은 2분 분량의 영상 매뉴얼을 시청하면 누구나 즉시 사용이 가능할 만큼 쉽고 간단하다.
‘엑셀보고자료수합’은 각 학교의 보고자료 파일을 열고 내용을 복사해서 집계 파일에 붙여넣는 반복 프로세스를 한 번의 클릭으로 자동 실행해주며, ‘학교회계전출금 자동입력’은 학교별로 교부금액을 일일이 수기로 입력하던 기존의 과정을 생략하고 시스템에 예산교부파일을 일괄 업로드 할 수 있게 했다.
『자동입력프로그램』은 2022년 1차 개발, 자체 운영을 통해 문제점을 개선하여 2023년 재설계하였으며, 시범운영 결과 이용자들의 만족도는 매우 높았다. 이용자들은“기존의 수기로 작업하던 방식과 달리 업무시간도 대폭 단축되고 정확하게 업무를 진행할 수 있어 매우 만족스러웠다”며“앞으로 프로그램을 계속 업그레이드하여 교육 행정 업무 현장에 도움을 주었으면 한다.”는 등의 평가를 했다.
이번 서울시교육청 관내 기관에 배포된『자동입력프로그램』은 이용자의 의견 반영 및 보완 과정을 거쳐 올해 하반기 사용 매뉴얼 및 사용 동영상과 함께 희망하는 전국 교육기관으로 배포하여 활용할 수 있게 할 예정이다.
아울러, 성동광진교육지원청 주소연 교육장은 “앞으로도 우리 교육지원청은 AI시대에 발맞추어 교육행정업무의 단순·반복적인 부분을 자동화하고, 실질적인 학교 현장 지원이 이루어질 수 있는 여건을 계속적으로 조성하여 ‘다양성이 꽃피는 혁신미래교육’을 실천해 나가겠다.”라고 밝혔다.
